Woran Innovationsprojekte oftmals scheitern und was die Schlüsselelemente zum Erfolg sind

Uli Jeusfeld und Printdata begleiten Kunden gemeinsam bei der Implementierung von Digitaldruck und erfolgreichen Vertriebsstrategien

Gastbeitrag von Uli Jeusfeld von brain-workers.eu. Uli Jeusfeld und Printdata begleiten Kunden gemeinsam bei der Implementierung von Digitaldruck und erfolgreichen Vertriebsstrategien

Es gibt wohl keinen Druckdienstleister, der nicht regelmäßig über die Weiterentwicklung seines Unternehmens nachdenkt. Einige haben Schrumpfungsprozesse hinter sich gebracht oder sind Kooperationen eingegangen. Andere haben in Wachstums- und Innovationsprojekte investiert. Leider sind nicht alle aufgesetzten Projekte auch wirklich erfolgreich zu Ende geführt worden.

Das ist zwar kein besonderes Merkmal der Druckbranche, sondern über alle Branchen hinweg gleich, dennoch fehlen gerade in der graphischen Industrie häufig wesentliche Voraussetzungen für erfolgreiche Beratungs- bzw. Veränderungsprojekte. Fehlendes Bewusstsein für Projekt Management Prinzipien und Tools, fehlende Projektleiter Fähigkeiten sowie ungenaue und viel zu wenig kommunizierte Projektziele sind die typischen Schwächen in der Organisation und Umsetzung von Beratungsprojekten.

Projekte scheitern außerdem regelmäßig daran, dass Berater mit sicherlich hoher fachlicher Expertise dem Druckereikunden ein zu großes oder zu allgemein gehaltenes Konzept vorstellen, dass aufgrund der Komplexität des Themas und der in der Regel sehr geringen personellen Ressourcen nicht umsetzungsfähig ist.

Letztendlich sind auch die am Projekt beteiligten Mitarbeiter häufig überfordert, weil sie nicht ausreichend gut vorbereitet wurden, um die „Umsetzungsfähigkeit von Projekten“ sicher zu stellen.

Ein erster Grund für das Scheitern ist das Fehlen eines Projektmanagements

Viele Umsetzungsversuche scheitern schon in der mangelnden Vorbereitung. Gemeint ist damit, dass gerade kleinere Druckereien oft zu blauäugig an das neue Thema rangehen. Projektmanagement ist mehr, als nur zuständig sein für ein Projekt. Die wesentliche Aufgabe des Projektmanagement ist es, für Transparenz zu sorgen, für alle Beteiligten und zwar zu jeder Zeit.

Hier fehlt oft die Kenntnis über und das Verständnis für die Prinzipien sowie die Tools des Projektmanagements. Stattdessen trifft man sich in Meetings, stellt Aktionspläne in Excel auf und legt los. Irgendwann verschwimmen dann die Prioritäten und man verliert sich in Details.

Häufige Folge ist, dass die Projektmitglieder sich nicht mehr zuständig fühlen oder das Tagesgeschäft zu schlägt – das Projekt versandet. Das Handwerkszeug des Projektmanagements zu erlernen ist generell eine wichtige Investition in die Zukunft, nicht nur für die Durchführung von internen Projekten.

Auch zum Kunden hin, z.B. bei der Vermarktung von W2P Projekten ist projektorientiertes Denken und Vorgehen ein kritischer Erfolgsfaktor.

Der zweite wesentliche Grund für das Scheitern von Projekten ist, das die Projektleitung allzu oft allein beim Chef liegt

Da der Geschäftsführer oft chronisch an Zeitmangel leidet, werden Projektmeetings immer wieder mal verschoben, weil der Chef zu Recht andere Prioritäten des Tagesgeschäftes abzuarbeiten hat.

Eine Folge daraus ist allerdings, dass das Projekt an Wertigkeit verliert. Projekte funktionieren aber vor allem auch durch eine konsequente Zeitplanung und die Disziplin des Projektleiters, diese auch einzuhalten. Ein weiterer Punkt ist die fehlende Methodik. Bekannte und bewährte Methoden, ein Problem zu lösen werden auf neue, unbekannte und häufig sehr komplexe Themen angewandt. In Projektmeetings reden außerdem oft diejenigen, die auch sonst am meisten zu sagen haben.

Man ist dann schnell am Ende mit der kreativen Ausgestaltung eines Konzeptes. Hier fehlt es z.B. an Moderations- und Kreativitätstechniken. Ein zusätzlicher Aspekt ist die Art und Weise der Kommunikation. Ein Geschäftsführer kommuniziert in seiner Chef Rolle anders mit seinen Mitarbeitern als ein Projektleiter mit seinem Team.

Es macht also Sinn, darüber nachzudenken, wer aus der Mannschaft geeignet ist, die Rolle des Projektleiters zu übernehmen bzw. in diese hinein zu wachsen.

Die Ziele sind unklar formuliert und zu wenig kommuniziert

Es gibt wohl kein Beratungskonzept ohne Zieldefinition – egal in welcher Branche. Aber hat auch jeder das Gleiche darunter verstanden und kann er es Anderen mit praktischen Beispielen einleuchtend erklären? Es ist ziemlich unwahrscheinlich, dass der Geschäftsführer, der Produktionsleiter, ein Mitarbeiter aus der Vorstufe und der Marketingleiter absolut das Gleiche verstehen z.B. unter dem „Geschäftsmodell Digitaldruck“.

Fragt man verschiedene Hersteller, die Maschinen, Printserver und Software im Umfeld des Digitaldrucks vermarkten, so bekommt man auch hier teilweise sehr unterschiedliche Antworten. Bevor man sich also an die Umsetzung macht, sollten beispielsweise folgende Fragen beantwortet werden:

  • Ist jedem klar, wie ein normaler Arbeitstag im Leben eines Full Service Providers abläuft?
  • Kann der Vertriebsinnendienst sich die neue Rolle als Vermittler von Dienstleistungen vorstellen und fühlt er sich wohl darin?
  • Kann der Außendienst dem Marketing und der IT Abteilung des Industriekunden wirklich glaubhaft versichern, dass die Druckerei „Offset- und Digitaldruck GmbH“ demnächst auch IT Projekte anbietet?

Der sogenannte menschliche Faktor wird zu wenig beachtet

Projekte sind zuweilen „sehr zäh“, ziehen sich lange hin und scheitern schlussendlich, weil man vergisst, die Menschen mit auf die Reise zu nehmen. In der Praxis eines Innovationsprojektes müssen alte und neue Verhaltensweisen von Mitarbeitern oft parallel zueinander gelebt werden und das macht die Sache manchmal etwas kompliziert.

Routinetätigkeiten von Mitarbeitern zeichnen sich durch altbekannte Ziele, ein eingespieltes Team, bekannte Abläufe und wenig Risiko in der Zielerreichung aus. Innovationsprojekte in Richtung IT und Marketing oder die Automatisierung der Produktion zeichnen sich aus durch neu definierte Ziele, neu definierte Zuständigkeiten und Rollen, neu zu planende Abläufe und keine 100% Sicherheit in der Zielerreichung.

Die natürliche Folge bei den Mitarbeitern ist Unsicherheit, Verwirrung und Angst, auch wenn diese nur ungern zugegeben wird. 70% aller Menschen scheuen die Veränderung, nur 30% der Menschen sehen Chancen in einer Veränderung. Sich mit dem Thema Veränderungsmanagement auseinanderzusetzten ist nicht nur wichtig für die Umsetzungsfähigkeit von Projekten, sondern generell eine Investition in die Zukunftsfähigkeit des Unternehmens.

Über den Autor

Uli Jeusfeld, Jahrgang 1964, ist zertifizierter Berater Nr. 133294 beim Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle. Er berät und coacht seit über 15 Jahren Druckdienstleister und Medienhäuser in Deutschland, Österreich und der Schweiz. Seine Kompetenzen liegen im Bereich Führung und Strategie, Marketingplanung sowie Vertriebsentwicklung.

Die fachliche Expertise richtet sich vor allem auf den Ausbau des Geschäftsmodells im Umfeld des Digitaldrucks.

Kontakt

Uli Jeusfeld
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